記錄是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。記錄的作用主要是為檢測(cè)工作的質(zhì)量效用提供客觀證據(jù)，為預(yù)防和糾錯(cuò)溯源提供依據(jù)。

1.1記錄的基本要求

⑴檢測(cè)測(cè)試過(guò)程的基本步驟和依據(jù)；

⑵參加檢測(cè)人員的資格；

⑶檢測(cè)使用的儀器設(shè)備及場(chǎng)地；

⑷檢測(cè)實(shí)驗(yàn)環(huán)境條件；

⑸檢測(cè)分析的數(shù)據(jù)；

⑹檢測(cè)分析結(jié)果的判斷；

⑺檢測(cè)實(shí)驗(yàn)的結(jié)論等。

1.2記錄種類

凡對(duì)檢測(cè)工作質(zhì)量和質(zhì)量體系運(yùn)行有效性有關(guān)的、需要證實(shí)的所有方面，都必須認(rèn)真做好記錄。

與檢測(cè)質(zhì)量有關(guān)的記錄分為技術(shù)記錄和質(zhì)量記錄兩類。

⑴技術(shù)記錄

技術(shù)記錄是進(jìn)行檢測(cè)所得數(shù)據(jù)和信息的積累。包括檢測(cè)過(guò)程的原始記錄、導(dǎo)出數(shù)據(jù)(簡(jiǎn)稱原始記錄)、合同、任務(wù)單，以及與檢測(cè)工作相關(guān)的技術(shù)方案、采樣點(diǎn)設(shè)置圖等說(shuō)明資料。

⑵質(zhì)量記錄

質(zhì)量記錄是客觀反映質(zhì)量或質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程的信息載體，主要包括質(zhì)量體系內(nèi)審和質(zhì)量管理評(píng)審的記錄與報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督、儀器設(shè)備運(yùn)行檢查、儀器設(shè)備和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案、人員培訓(xùn)記錄檔案、申訴以及糾正措施或預(yù)防措施等。

1.3記錄管理

⑴所有的記錄必須指定專人負(fù)責(zé)管理；

⑵制訂各類記錄的保存期限；

⑶涉及客戶的記錄應(yīng)制定保密措施，以保護(hù)客戶信息和所有權(quán)；

⑷記錄應(yīng)保存在適宜的環(huán)境及設(shè)施中，有效防止污損、變質(zhì)、蟲蛀和丟失；

⑸記錄的維護(hù)管理、查閱或借閱應(yīng)符合保護(hù)客戶信息和所有權(quán)程序要求；

⑹超過(guò)保管期限的記錄，由管理人員造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后，按有關(guān)程序予以處理。

1.4檢測(cè)原始記錄規(guī)范

原始記錄是編制檢測(cè)報(bào)告的主要依據(jù)，也是必要和可能時(shí)再現(xiàn)試驗(yàn)的依據(jù)，因此必須記錄完整、真實(shí)、清楚，對(duì)涂改應(yīng)作出統(tǒng)一規(guī)定。原始記錄除試驗(yàn)數(shù)據(jù)和觀察記錄外，還要對(duì)所用儀器設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、環(huán)境條件、試驗(yàn)參數(shù)、樣品編號(hào)及其狀態(tài)、測(cè)試過(guò)程中的異�，F(xiàn)象進(jìn)行如實(shí)記錄。

檢測(cè)原始記錄是檢測(cè)工作活動(dòng)軌跡的客觀證據(jù)，是形成檢測(cè)報(bào)告的原始憑證，因此必須規(guī)范化。

⑴原始記錄信息要完整。

原始記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a)檢測(cè)的方法依據(jù)；

b)使用的儀器設(shè)備名稱、型號(hào)及編號(hào)；

c)檢測(cè)時(shí)的被測(cè)樣品標(biāo)識(shí)；

d)檢測(cè)時(shí)的環(huán)境條件；

e)檢測(cè)觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)及其計(jì)算；

f)檢測(cè)人員和復(fù)核人員簽字；

g)其他必要的說(shuō)明。

⑵原始記錄填寫人員應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、客觀地記錄相關(guān)內(nèi)容，不得使用鉛筆書寫；

⑶原始記錄因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤需要更改時(shí)，應(yīng)按規(guī)定的程序進(jìn)行修改。如使用單桿劃去原數(shù)據(jù)，在其右上方寫上正確數(shù)據(jù)，并有更改人的簽章；

⑷正確使用法定計(jì)量單位；

⑸使用統(tǒng)一格式的原始記錄。

2、報(bào)告

檢測(cè)報(bào)告是檢測(cè)機(jī)構(gòu)向客戶提供的最終產(chǎn)品，也是檢測(cè)機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量的最終體現(xiàn)，因此檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰和客觀報(bào)告進(jìn)行的每一項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果。

2.1檢測(cè)報(bào)告基本要求

⑴檢測(cè)報(bào)告的編制應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檢測(cè)機(jī)構(gòu)所建立的質(zhì)量體系文件的規(guī)定；

⑵報(bào)告中所使用的術(shù)語(yǔ)、定義應(yīng)與現(xiàn)行有效的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范一致；

⑶使用法定計(jì)量單位；

⑷檢測(cè)數(shù)據(jù)的處理與表達(dá)方式應(yīng)與現(xiàn)行有效的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范一致；

⑸必須加蓋相關(guān)的印章；

⑹若有分包項(xiàng)目應(yīng)注明，必要時(shí)可詳細(xì)說(shuō)明。

2.2檢測(cè)報(bào)告內(nèi)容

檢測(cè)報(bào)告應(yīng)包括以下信息：

a)標(biāo)題；

b)檢測(cè)機(jī)構(gòu)名稱、地址及聯(lián)系電話；

c)檢測(cè)報(bào)告唯一性標(biāo)識(shí)，報(bào)告總頁(yè)數(shù)及頁(yè)碼；

d)客戶的相關(guān)信息；

e)檢測(cè)樣品的描述說(shuō)明和明確標(biāo)識(shí)；

f)檢測(cè)樣品的特性及狀態(tài)；

g)檢測(cè)方法技術(shù)依據(jù)及說(shuō)明；

h)檢測(cè)儀器設(shè)備及檢測(cè)環(huán)境條件；

i)檢測(cè)的結(jié)果，并適當(dāng)輔以表格或簡(jiǎn)圖加以說(shuō)明；

j)報(bào)告批準(zhǔn)(或經(jīng)授權(quán))人、審定人(適用時(shí))、審核人、編制人的簽字或等同的標(biāo)識(shí)；

k)報(bào)告的有效性聲明；

l)對(duì)估算的監(jiān)測(cè)結(jié)果不確定度的說(shuō)明(如果適用)；

m)特定方法、客戶要求附加的信息(適用時(shí))。

2.3檢測(cè)報(bào)告審核與簽發(fā)

⑴報(bào)告審核

檢測(cè)報(bào)告在簽發(fā)前必須進(jìn)行校對(duì)和審核。校對(duì)主要是對(duì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、計(jì)算處理及報(bào)告內(nèi)容差漏進(jìn)行校對(duì)；審核是對(duì)報(bào)告的完整性、項(xiàng)目的齊全性、依據(jù)的正確性以及結(jié)論的正確性進(jìn)行審查，審查內(nèi)容包括：

①檢測(cè)所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、方法、指導(dǎo)書的有效性；

②檢測(cè)所依據(jù)方法、儀器設(shè)備、環(huán)境條件選用、數(shù)據(jù)計(jì)算以及所有文字、符號(hào)、計(jì)量單位的正確性；

③報(bào)告的檢測(cè)結(jié)果與檢測(cè)原始記錄的一致性；

④報(bào)告內(nèi)容及其檔案要件的完整性；

⑤報(bào)告結(jié)論的正確性及報(bào)告編制的規(guī)范性。

⑵報(bào)告簽發(fā)

經(jīng)審核的檢測(cè)報(bào)告由法人或其授權(quán)簽字人簽發(fā)，同時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)待發(fā)檢測(cè)報(bào)告的管理，實(shí)行領(lǐng)用登記制度。

有關(guān)人員從報(bào)告編制、審核到發(fā)布或傳遞檢測(cè)報(bào)告均應(yīng)遵循保護(hù)客戶信息和所有權(quán)程序的相關(guān)規(guī)定。

報(bào)告由檢測(cè)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人或其授權(quán)簽字人簽發(fā)，對(duì)于授權(quán)簽字人應(yīng)滿足以下要求：

①相應(yīng)授權(quán)簽字領(lǐng)域的資格和經(jīng)驗(yàn)；

②能參與監(jiān)督日常報(bào)告產(chǎn)生的關(guān)鍵過(guò)程；

③熟悉檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)與檢測(cè)程序(包括理論基礎(chǔ)知識(shí)和技術(shù)領(lǐng)域的實(shí)際能力)；

④能對(duì)檢測(cè)結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的分析評(píng)價(jià)；

⑤熟悉質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系的知識(shí)；

⑥熟悉評(píng)審機(jī)構(gòu)方針、政策以及對(duì)實(shí)驗(yàn)室的有關(guān)要求；

⑦有足夠的時(shí)間參與實(shí)驗(yàn)室工作，熟悉實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系和業(yè)務(wù)工作的開展。

2.4檢測(cè)報(bào)告更改

檢測(cè)報(bào)告的更正是指對(duì)檢測(cè)機(jī)構(gòu)已簽發(fā)批準(zhǔn)送達(dá)客戶后，因出現(xiàn)下列原因之一需要對(duì)檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行的更正或補(bǔ)充。

①發(fā)現(xiàn)檢測(cè)報(bào)告對(duì)應(yīng)的檢測(cè)儀器設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，且已影響到該檢測(cè)報(bào)告所涉及的檢測(cè)結(jié)果；

②發(fā)現(xiàn)由于采用了不正確或不完善的檢測(cè)方法，導(dǎo)致檢測(cè)結(jié)果有誤；

③發(fā)現(xiàn)出具的檢測(cè)報(bào)告有其他錯(cuò)誤；

④為滿足客戶的合理要求。

報(bào)告的更改可采用以下方式：

①發(fā)布一個(gè)新的檢測(cè)報(bào)告，以替代原檢測(cè)報(bào)告。新報(bào)告應(yīng)有新的編號(hào)，并標(biāo)明替代的舊報(bào)告號(hào)；

②以"報(bào)告的更改或補(bǔ)充的通知"的形式通知客戶(尤其是采用電子傳輸時(shí))，應(yīng)統(tǒng)一編制這種文件格式。

2.5檢測(cè)報(bào)告結(jié)論評(píng)價(jià)用語(yǔ)模式的建立

⑴所檢項(xiàng)目全部合格

模式：該樣品所檢項(xiàng)目符合GB×標(biāo)準(zhǔn)。

舉例：該樣品所檢項(xiàng)目符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。

⑵所檢項(xiàng)目全部不合格

模式：該樣品所檢項(xiàng)目不符合GB×標(biāo)準(zhǔn)。

舉例：該樣品所檢項(xiàng)目不符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。

⑶所檢項(xiàng)目少數(shù)不合格

模式：該樣品所檢項(xiàng)目中×不符合GB×標(biāo)準(zhǔn)，其余項(xiàng)目合格。

舉例：該樣品所檢項(xiàng)目中氨基酸態(tài)氮不符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，其余項(xiàng)目合格。

⑷所檢項(xiàng)目少數(shù)合格

模式：該樣品所檢項(xiàng)目中×符合GB×標(biāo)準(zhǔn)，其余項(xiàng)目不合格。

舉例：該樣品所檢項(xiàng)目中砷符合GB2717-1996醬油衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，其余項(xiàng)目不合格。

⑸參照標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)

模式：參照GB×標(biāo)準(zhǔn)，該樣品所檢項(xiàng)目…，即先加入"參照GB×標(biāo)準(zhǔn)"，其后與上述相同。