在對(duì)Word文檔進(jìn)行排版時(shí)，經(jīng)常會(huì)要求對(duì)同一個(gè)文檔中的不同部分采用不同的版面設(shè)置，例如要設(shè)置不同的頁(yè)面方向、頁(yè)邊距、頁(yè)眉和頁(yè)腳，或重新分欄排版等。這時(shí)，如果通過(guò)“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”來(lái)改變其設(shè)置，就會(huì)引起整個(gè)文檔所有頁(yè)面的改變。
實(shí)際問(wèn)題
前幾天，有一同事要我?guī)退O(shè)置一文檔版面，該文檔由文檔A和文檔B組成，文檔A是文字部分，共40頁(yè)，并要求縱向打印，文檔B包括若干圖形和一些較大的表格，要求橫向打印。同時(shí)，文檔A和文檔B要采用不同的頁(yè)眉。還好，他已經(jīng)將文檔A和文檔B按要求分別設(shè)置好了頁(yè)面格式，只要求將文檔B插入到文檔A的第20頁(yè)，并要求統(tǒng)一編排頁(yè)碼。
解決辦法
如果根據(jù)常規(guī)操作，先打開(kāi)文檔A，將插入點(diǎn)定位在20頁(yè)的開(kāi)始部分，執(zhí)行插入文件操作，但得到的結(jié)果是文檔B面目全非，即文檔B的頁(yè)面設(shè)置信息全部變?yōu)槲臋nA的頁(yè)面設(shè)置格式。在這種情況下，要在文檔A中重新設(shè)置插入進(jìn)來(lái)的文檔B是很費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的，而要分別打印文檔A和文檔B，統(tǒng)一自動(dòng)編排頁(yè)碼的問(wèn)題又很難解決。這時(shí)，利用Word的“分節(jié)”功能，很容易地解決了這個(gè)問(wèn)題。其操作步驟如下：
1.打開(kāi)文檔B，在文檔末尾插入一個(gè)分節(jié)符。
2.全部選中后按［復(fù)制］按鈕。
3.打開(kāi)文檔A，并在19頁(yè)的末尾也插入一個(gè)分節(jié)符。
4.將光標(biāo)定位在A文檔20頁(yè)的開(kāi)始部分，執(zhí)行“粘貼”操作。
幾點(diǎn)說(shuō)明
通過(guò)以上操作，就將文檔B完整地插入到了文檔A中，并且文檔A和文檔B都保持了原來(lái)的頁(yè)面設(shè)置信息，而新文檔A的頁(yè)碼隨內(nèi)容多少自動(dòng)重新進(jìn)行了編排。解決該問(wèn)題的關(guān)鍵是分別在文檔A和文檔B的適當(dāng)位置插入了“分節(jié)符”，將文檔分成幾個(gè)不同的“節(jié)”。下面就Word中“節(jié)”的概念及插入“分節(jié)符”時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題作如下說(shuō)明：
1.“節(jié)”是文檔格式化的最大單位(或指一種排版格式的范圍)，分節(jié)符是一個(gè)“節(jié)”的結(jié)束符號(hào)。默認(rèn)方式下，Word將整個(gè)文檔視為一“節(jié)”，故對(duì)文檔的頁(yè)面設(shè)置是應(yīng)用于整篇文檔的。若需要在一頁(yè)之內(nèi)或多頁(yè)之間采用不同的版面布局，只需插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”，然后根據(jù)需要設(shè)置每“節(jié)”的格式即可。
2.分節(jié)符中存儲(chǔ)了“節(jié)”的格式設(shè)置信息，一定要注意分節(jié)符只控制它前面文字的格式。
3.插入“分節(jié)符”的步驟如下：
(1)單擊需要插入分節(jié)符的位置。
(2)單擊“插入”菜單中的“分隔符”命令，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話(huà)框。
(3)在“分節(jié)符類(lèi)型”中選擇需要的分節(jié)符類(lèi)型，分別為：“下一頁(yè)”：分節(jié)符后的文本從新的一頁(yè)開(kāi)始；“連續(xù)”：新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁(yè)中；“偶數(shù)頁(yè)”：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)；“奇數(shù)頁(yè)”：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個(gè)奇數(shù)頁(yè)。
4.插入“分節(jié)符”后，要使當(dāng)前“節(jié)”的頁(yè)面設(shè)置與其他“節(jié)”不同，只要單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，在“應(yīng)用于”下拉列表框中，選擇“本節(jié)”選項(xiàng)即可。