我們經(jīng)常碰到這樣的情況，收到一封郵件，必須在若干天之后才能回復(fù)，但是又怕到時(shí)候忘記。這時(shí)你可以用Outlook 2002的定時(shí)提醒功能來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，將收到的郵件從“收件夾”中拖動(dòng)到“日歷”目錄中，在彈出的約會(huì)設(shè)置對(duì)話框中為這個(gè)約會(huì)設(shè)置日期和時(shí)間。到時(shí)候Outlook2002就會(huì)彈出提醒窗口通知你處理郵件。如圖 1。
圖 1
二、Outlook 2002自動(dòng)回復(fù)
通常自動(dòng)回復(fù)都是收費(fèi)信箱提供的服務(wù)，你以Web方式登錄登錄到信箱中才可以設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，非常麻煩。其實(shí)完全不必繞那么大的彎子，Outlook 2002中就有現(xiàn)成的自動(dòng)回復(fù)功能，而且功能強(qiáng)大，它可以識(shí)別來(lái)信人，進(jìn)行不同的回復(fù)，讓你的自動(dòng)回復(fù)不再千遍一律，叫人一眼識(shí)破。
1）新建消息模板
新建一個(gè)新郵件，輸入自動(dòng)回復(fù)的內(nèi)容，用文件另存為保存為Outlook 2002模板，如圖 2。注意：如果你用Word作為默認(rèn)的郵件編輯器，不能將郵件另存為Outlook 2002模板，必須關(guān)閉Word作為默認(rèn)的郵件編輯器，方法是打開(kāi)“工具->選項(xiàng)->郵件格式”將“用Word作為郵件編輯器”前的勾號(hào)清除。如果你想對(duì)不同的郵件使用不同的自動(dòng)回復(fù)內(nèi)容，可以多建立幾個(gè)模板。Outlook模板文件的擴(kuò)展名為.oft。
2）建立自動(dòng)回復(fù)規(guī)則
打開(kāi)菜單“工具->規(guī)則向?qū)?rdquo;（如果你在工具菜單下找不到規(guī)則向?qū)�，�?qǐng)將當(dāng)前文件夾切換至收件夾）。單擊“新建”，選擇“由空白規(guī)則創(chuàng)建”，再選擇“郵件到達(dá)時(shí)檢查”，單擊下一步。在這一步將選擇規(guī)則，比如我們選擇“發(fā)件人為個(gè)人或通訊組列表”，表示如果郵件是來(lái)自我的一個(gè)聯(lián)系人的，那么將進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)。單擊下面的連接對(duì)這個(gè)規(guī)則進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，選擇一個(gè)或者多個(gè)聯(lián)系人，如圖 3。
圖 3
進(jìn)入下一步選擇規(guī)則滿足時(shí)的動(dòng)作，選擇使用“特定模板回復(fù)”，找到前面建立的Outlook模板文件，如圖 4。
圖 4
3）如果要關(guān)閉一個(gè)自動(dòng)回復(fù)可以在規(guī)則向?qū)е星宄?guī)則前的復(fù)選框
三、將Outlook 2002便簽加到桌面上
Outllook中的便簽是實(shí)用的，可以用來(lái)隨手記錄一些臨時(shí)性的東西。但是不論新建還是查看都要打開(kāi)Outlook 2002就顯得不是很方便了。因?yàn)镺utlook 2002啟動(dòng)速度較慢，而且很消耗系統(tǒng)資源。我們可以將便簽放到桌面上來(lái)，步驟如下：
1、在桌面上右擊鼠標(biāo)選擇“新建->快捷方式”
2、設(shè)置快捷方式的路徑為："C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote。如圖5。
圖 5
雙擊這個(gè)快捷方式就可以直接新建一個(gè)便簽，輸入文本后按左上方的關(guān)閉按鈕時(shí)便簽會(huì)自動(dòng)保存。如圖6。
圖 6
四、同時(shí)保存多個(gè)附件
我們都知道在電子郵件的附件上右擊鼠標(biāo)選擇“保存”可以將附件保存為本地磁盤(pán)的文件，但是如果附件有幾十個(gè)，那還不得活活累死！不過(guò)沒(méi)關(guān)系，我們可以選擇郵件，然后打開(kāi)菜單“文件->保存附件”，然后在彈出的對(duì)話框中按住Ctrl選擇需要保存的附件文件就可以了，如圖 7。
圖 7
五、讓日歷只顯示重要的日期
通常Outlook 2002的日歷都是顯示連續(xù)的日期的，比如一個(gè)月、一個(gè)星期等等，如果有重要安排的兩個(gè)日子之間隔的時(shí)間比較長(zhǎng)，日歷上就不能同時(shí)顯示出來(lái)，要是誤了事可就麻煩了。這時(shí)我們可以使用一個(gè)小技巧讓Outlook 2002的日歷顯示不連續(xù)的重要的日期。首先單擊選擇第一個(gè)重要日期，然后按住Ctrl鍵依次單擊其他的重要日期即可。注意重要日期最多只能顯示14個(gè)，如圖 8。
圖 8
除此之外，在日歷中按住Alt鍵再按下數(shù)字鍵可以對(duì)日歷中顯示的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整，比如按住Alt+3可以讓日歷中同時(shí)顯示三天的安排，依此類推
六、使用vCard發(fā)送電子名片
vCard是目前互聯(lián)網(wǎng)上交換電子名片的標(biāo)準(zhǔn)格式，Outlook2002提供了對(duì)vCard的直接支持，不過(guò)很多人都忽視了vCard作用。其實(shí)如果你將個(gè)人的聯(lián)系信息填入一個(gè)vCard作為附件發(fā)送給別人，別人就可以將這個(gè)電子名片直接加入Outlook聯(lián)系人，不需要進(jìn)行任何額外的輸入。當(dāng)然，前提是對(duì)方必須也使用Outlook。
建立vCard的步驟是：
1、將自己的聯(lián)系信息新建為一個(gè)聯(lián)系人
2、打開(kāi)菜單“工具->選項(xiàng)”，選擇“郵件格式”頁(yè)
3、在簽名下方單擊“簽名”按紐，然后再選擇“新建”按鈕
4、在簽名向?qū)е校瑔螕?ldquo;聯(lián)系人的新vCard”，選擇在第1步中建立的聯(lián)系人并確定
完成以上設(shè)置后，你發(fā)送出去的郵件會(huì)自動(dòng)附加一個(gè)擴(kuò)展名為.vcf的文件。圖 9。
圖 9
七、找出最浪費(fèi)空間的郵件
每當(dāng)要進(jìn)行Outlook 2002清理工作的時(shí)候，面對(duì)成百上千的文件，到底哪些郵件是侵占空間的罪魁禍?zhǔn)啄�？一個(gè)一個(gè)打開(kāi)郵件顯然是不現(xiàn)實(shí)的，我們不妨使用Outlook 2002的查找功能來(lái)找出這些文件。步驟如下：
1、打開(kāi)菜單“工具->高級(jí)查找”，選擇“其他選項(xiàng)”頁(yè)
2、在“查找”中單擊“郵件”
3、在大小中選擇“大于”，然后輸入一個(gè)數(shù)字，比如1024（表示1024KB）
4、單擊“搜索”，這樣就可以找出所有大小超標(biāo)的郵件來(lái)，刪除這些文件是騰出空間的最佳方式。圖 10。
圖 10
如果你要定期進(jìn)行這樣的查找工作，可以在查找結(jié)束之后，選擇“文件->另存為”將查找設(shè)置保存為一個(gè)快捷方式，以后只要打開(kāi)快捷方式就可以立刻進(jìn)行Outlook 2002清理，而且不用啟動(dòng)Outlook 2002。圖 11。
圖 11
八、尋找相關(guān)郵件
有時(shí)候我們處理一件事情會(huì)來(lái)來(lái)往往很多郵件，這些郵件在信箱里通常會(huì)亂作一團(tuán)。這時(shí)我們可以使用“查找相關(guān)郵件”功能將相關(guān)郵件進(jìn)行分組。首先選擇一封郵件，打開(kāi)菜單“動(dòng)作->查找全部->相關(guān)郵件”即可找到和這封郵件相關(guān)的所有郵件。
另外查找相關(guān)郵件還有一個(gè)更加簡(jiǎn)便的方法，當(dāng)打開(kāi)一個(gè)已經(jīng)被回復(fù)了的郵件時(shí)，在郵件查看窗口上方就會(huì)有一個(gè)黃色的信息條顯示回復(fù)這個(gè)郵件的時(shí)間，同時(shí)提供了一個(gè)找到所有相關(guān)郵件的快捷方式，單擊這個(gè)快捷方式就可以查找所有的相關(guān)郵件了。圖 12。
圖 12