.4.1 插入合并域
通過將合并域插入到郵件合并主文檔的適當位置，可以決定合并 文檔時，使用哪些數(shù)據(jù)源信息以及它們在合并文檔中的位置。插入 合并域的步驟如下：
（1）如果主文檔沒有打開，先打開主文檔。打開主文檔窗口時， 會顯示【郵件合并】工具欄，上面有郵件合并所需要的各種按鈕。
（2）將插入點移到待插入合并域的位置。
（3）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入合并域】按鈕，將彈 出一個下拉菜單，上面有數(shù)據(jù)源的的所用域名，如圖7-22 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381298.gif">
（4）從彈出的合并域列表框中選擇要插入的域名。
（5）重復步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相 應的位置，如圖7-23 所示，并對其進行必要的格式化。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381564.gif">
合并域是使用一對書名號括起來的域名，域名對應于數(shù)據(jù)源中的 域名，書名號是合并域的特征符號，它不是從鍵盤上直接鍵入的。 如果用戶直接鍵入或使用【插入】菜單中的【符號】命令插入符號 “《》”，Word 將不承認它是合并域的特征符號，只把它當作普通 文字對待。
如果要查看合并結果，單擊【郵件合并】工具欄上的【查看合并 數(shù)據(jù)】按鈕。Word 將合并域顯示為第一條數(shù)據(jù)記錄中的信息。如果 要查看數(shù)據(jù)源其他記錄的合并結果，可以使用【郵件合并】工具欄上的【首記錄】、【上一記錄】、【下一記錄】、【末記錄】箭頭 按鈕。也可以在【跳至記錄】框中輸入記錄號，可以查看其他數(shù)據(jù) 記錄的信息。查看完后，再次單擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕恢復顯示 合并域。
7.4.2 插入Word 域
通過在主文檔中插入幾種Word 域，可以在最終的合并文檔中包 含更多的信息，并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式。能插入主文檔的Word 域有表7-1 所示的以下幾種：word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170382457.gif">
word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383288.gif">
插入這些域的步驟如下：
（1）將插入點移到待插入合并域的位置。
（2）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入Word 域】按鈕，將彈 出一個下拉菜單，上面有一些Word 域名，如圖7-24 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383432.gif">
（3）從彈出的Word 域列表框中選擇要插入的域名。可以打開與 之對應的對話窗口或直接插入域代碼到主文檔。
（4）重復步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相 應的位置。
下面具體介紹幾個Word 域的用法。
1．Ask 域
插入Ask 域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時，提示輸入某個書簽 的文本。在主文檔中插入Ask 域時，將出現(xiàn)【插入域：Ask】對話框， 如圖7-25 所示�？梢栽凇緯灐靠蛑休斎霑灻�，在【提示】框中輸入書簽的提示文字，在【默認書簽文字】框中輸入書簽的默認值。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170385472.gif">
插入Ask 域后，Word 合并每一個數(shù)據(jù)記錄和主文檔時，顯示一 個對話框。要求用戶在插入Ask 域位置輸入新的標簽文字，如圖7-26 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386103.gif">
2．Fill-in 域
插入Fill-in 域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時，提示輸入要插 入Fill-in 域位置的文本。在主文檔中插入Fill-in 域時，將出現(xiàn) 【插入Word 域：Fill-in】對話框，如圖7-27 所示�？梢栽凇咎崾尽靠蛑休斎胩崾疚淖�，在【默認填充文字】框中輸入默認的插入值。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386483.gif">
插入Fill-in 域后，Word 合并每一個數(shù)據(jù)記錄和主文檔時，將 顯示一個對話框。要求用戶在插入Fill-in 域位置輸入需要的文字， 如圖7-28 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387930.gif">
3．If...Then...Else...域
插入If...Then...Else...域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時， 根據(jù)條件判斷的結果插入相應的文本。例如，當數(shù)據(jù)域名“數(shù)學” 的值大于等于60 時，在主文檔中插入“及格”，否則插入“不及格”。在主文檔中插入If...Then...Else...域時，將出現(xiàn)【插入域：If】 對話框，如圖7-29 所示�？梢栽凇居蛎肯吕斜砜蛑羞x定【數(shù)學】， 在【比較關系】下拉列表框中選定【大于等于】，在【比較對象】 文本框中輸入“60”。在【則插入此文字】文本框中輸入“及格”， 在【否則插入此文字】文本框中輸入“不及格”。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387821.gif">
這樣插入If...Then...Else...域后，Word 合并每一個數(shù)據(jù)記錄 和主文檔時，將判斷該記錄的【數(shù)學】域名的值，如果大于等于60， 插入“及格”，否則插入“不及格”
4．合并記錄域
插入合并記錄域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時，會在插入合并 記錄域的位置插入當前合并記錄的記錄號。
5．合并序列域
插入合并序列域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時，會在插入合并 記錄域的位置插入當前合并記錄的順序號。
給順序號成功合并的數(shù)據(jù)記錄數(shù)。Word 在每次合并文檔時，均 從1 開始給合并的記錄記數(shù)。該數(shù)值可能與合并記錄域插入的值不 同。例如，假定只合并編號范圍在5 到15 之間的記錄。盡管 MERGEREC 對應合并的第一個數(shù)據(jù)記錄的數(shù)值為 5，但是合并記錄域?qū)摂?shù) 據(jù)記錄的值仍為 1。
6．下一記錄域
插入下一記錄域，可以將下一個數(shù)據(jù)記錄合并到當前的結果合并 文檔中，而不是重新開始一個新的合并文檔。插入下一記錄域后， 合并文檔的記錄號將變?yōu)橄乱粋�，以后再碰到插入的數(shù)據(jù)域，將使 用下一記錄的值。例如，在還未插入數(shù)據(jù)域的時候插入一個下一記 錄域，則開始合并時，使用的記錄號為1，但Word 看到下一記錄域， 就跳過第一個記錄，開始使用第2 個記錄進行合并。合并完一個記 錄，記錄號變?yōu)?，又碰到下一記錄域，記錄又變?yōu)?，對第4 個記 錄進行合并。這樣就只合并記錄號為雙數(shù)的記錄。
7．下一記錄條件域
插入下一記錄條件域，可以條件判斷的結果，決定是否合并該記 錄。在主文檔中插入下一記錄條件域時，將出現(xiàn)【插入域，Next Record If（如果…下一記錄）】對話框，在【域名】下拉列表框中選定域 名，在【比較關系】下拉列表框中選定需要的關系運算符，在【比 較對象】文本框中輸入比較條件。
插入下一記錄條件域，只有滿足所設置的條件的記錄，才會進行 合并。
8．插入書簽域
插入設置書簽域，可以在主文檔中插入一個書簽。可以利用書簽 進行定位。下一記錄條件域時，將出現(xiàn)【插入域：Set】對話框，如 圖7-30 所示。在【書簽】框中輸入書簽的名稱，在【值】框中輸入 書簽的內(nèi)容。
9．跳過記錄條件域
插入下一記錄條件域，可以條件判斷結果，決定是否跳過該記錄。 在主文檔中插入下一記錄條件域時，將出現(xiàn)【插入Word 域：Skip Record If（如果…跳過記錄）】對話框，如圖7-31 所示。在【域 名】下拉列表框中選定域名，在【比較關系】下拉列表框中選定需 要的關系運算符，在【比較對象】文本框中輸入比較條件。
該域的作用和下一條件記錄域正好相反。插入跳過記錄條件域， 滿足所設置的條件的記錄將被跳過，不進行合并，直到不滿足條件 的記錄。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170388883.gif">