各機構(gòu)在進行資質(zhì)認定評審時已經(jīng)建立了較為完整的管理體系,但管理體系建立并不是一成不變的,它需要根據(jù)機構(gòu)市場、資源和能力的變化,或者機構(gòu)不同的發(fā)展階段實施持續(xù)改進,以確保管理體系的適宜性、充分性和有效性。實際上,機構(gòu)在運行一段時間后,也都會結(jié)合運行情況進行一些變更或改進。實施改進應(yīng)注意以下4點:
(1)應(yīng)表述清“預(yù)期結(jié)果”。實驗室每項活動都會有預(yù)期結(jié)果,在實施改進時,應(yīng)進一步表述清所要達到的目的,想要達到什么樣的預(yù)期結(jié)果。如果目的都不清楚,即使實施了改進,也很難達到應(yīng)有效果。
(2)應(yīng)表述清啟動條件。每個程序啟動都是有條件的,只有在需要時才會運行。機構(gòu)應(yīng)對程序啟動條件進行識別,并在文件中清晰表述在什么情況下開始運行。
(3)應(yīng)表述清關(guān)閉條件。程序啟動有條件,程序關(guān)閉同樣有條件,機構(gòu)應(yīng)對識別是否達到了目的,達到了什么程度,并清晰表述關(guān)閉的條件。
(4)流程應(yīng)盡量簡單、順暢。實驗室在建立管理體系時,或許需要較為詳細的過程。但經(jīng)過幾年的打磨,管理體系運行會趨于成熟,就需要去掉不必要的、毫無意義的、毫無價值的內(nèi)容,更不應(yīng)出現(xiàn)流程“回頭”的情況,應(yīng)簡捷明快、易于理解、易于執(zhí)行,并不是越細致越復(fù)雜越好。
管理體系運行是保質(zhì)量(有效性)、保風(fēng)險(充分性)、保順暢(適宜性)的,每個流程一定是量身打造的,最能發(fā)揮效益的,這是要靠時間打磨的。各機構(gòu)只要方向?qū)︻^,必然會打造出高效的管理體系,形成自身的競爭優(yōu)勢。