項(xiàng)目編號(hào)可使文檔條理清楚和重點(diǎn)突出，提高文檔編輯速度，因而深受喜愛(ài)用word97/2000編輯文章的朋友歡迎。編號(hào)作為word中的一項(xiàng)“自動(dòng)功能”，只有深諳其來(lái)龍去脈，運(yùn)用得當(dāng)，才能讓“編號(hào)”言聽(tīng)計(jì)從，不致適得其反，平添麻煩。
一、應(yīng)用“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”
有兩種方法：手工和自動(dòng)。前者即通過(guò)單擊“編號(hào)”、“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕或“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令引用；后者則通過(guò)打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框后設(shè)置“自動(dòng)編號(hào)列表”為鍵入時(shí)的一項(xiàng)“自動(dòng)功能”來(lái)引用：當(dāng)在段首鍵入數(shù)學(xué)序號(hào)（一、二；㈠、㈡；1、2；⑴、⑵等）或大寫字母（A、B等）和某些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（如全角的，、。半角的.）或制表符并插入正文后，按回車輸入后續(xù)段落內(nèi)容時(shí)，word即自動(dòng)將其轉(zhuǎn)化為“編號(hào)”列表。
二、中斷、刪除、追加編號(hào)
刪除（取消）文檔中的編號(hào)可通過(guò)下列方法：①按兩次“Enter”，后續(xù)段落自動(dòng)取消編號(hào)（不過(guò)同時(shí)也插入了多余的兩行空行）②將光標(biāo)移到編號(hào)和正文間按“Backspace”鍵可刪除行首編號(hào)。③選定（或?qū)⒐鈽?biāo)移到）要取消編號(hào)的一個(gè)或多個(gè)段落，再單擊“編號(hào)”按鈕。以上方法都可用于中斷編號(hào)列表，可根據(jù)需要選用。但如果要?jiǎng)h除多個(gè)編號(hào)，只能用③法。而且，如果為“編號(hào)”定義了快捷鍵后，無(wú)論追加還是刪除編號(hào)，此法都最快。
將光標(biāo)移到包含編號(hào)的段結(jié)尾按回車，即可在下一段插入一個(gè)編號(hào)，原有后續(xù)編號(hào)會(huì)自動(dòng)調(diào)整。
三、死板的編號(hào)方式：一段一個(gè)編號(hào)
通常情況下，word按段落編號(hào)，即在每個(gè)段落（不管該段有多少行）開(kāi)始位置處添加一個(gè)編號(hào)。而許多文檔往往要將多個(gè)段落放在同一個(gè)編號(hào)內(nèi)，可以選擇以下四種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：①、在第一段結(jié)束時(shí)按“Shift+Enter”組合鍵插入一個(gè)分行符，然后即可在下一行輸入新內(nèi)容而不會(huì)自動(dòng)添加編號(hào)（實(shí)際和前面的內(nèi)容仍然屬一段）。②、在某個(gè)編號(hào)內(nèi)的第一段結(jié)束后，按兩次以上回車插入需要的空段（此時(shí)編號(hào)會(huì)中斷），當(dāng)光標(biāo)移到需要接著編號(hào)的段落中，單擊“編號(hào)”按鈕，此時(shí)word通常會(huì)接著前面的列表編號(hào)。然后再將光標(biāo)移回到前面的空段中輸入內(nèi)容。③、中斷編號(hào)并輸入多段后，選定中斷前任一帶編號(hào)的文本再單擊（或雙擊）“格式刷”按鈕，然后再單擊要接著編號(hào)的段落，即可接著編號(hào)。（使用鍵盤的話，則先按“Ctrl+Shift+C”復(fù)制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘貼格式）。④中斷編號(hào)并輸入多段后，選定需接著編號(hào)的段落，打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，選擇和上一段的相同編號(hào)樣式后，再選擇“繼續(xù)前一列表(C)”。
不難發(fā)現(xiàn)，②③④法其實(shí)都是通過(guò)中斷編號(hào)來(lái)插入多段，在一個(gè)編號(hào)內(nèi)插入多段后再設(shè)法繼續(xù)編號(hào)。相形之下，①法要方便些，但后續(xù)行的一些格式必須通過(guò)特殊的方法處理（如行首的縮進(jìn)只能通過(guò)鍵入空格代替），從而“看起來(lái)”是另一段。這里介紹一種快速而極其有效的方法——“多級(jí)編號(hào)”法：
首先打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，將你的段落編號(hào)設(shè)為“多級(jí)編號(hào)”中的一種，再單擊“自定義”，將當(dāng)前級(jí)別（通常為1）的編號(hào)樣式設(shè)成你想要的樣式，將下一級(jí)別（通常為2）的“編號(hào)格式”中全部?jī)?nèi)容刪除（即無(wú)）。OK！假設(shè)現(xiàn)在要輸入3段文字，其中1、3段帶編號(hào)，2段無(wú)編號(hào)。只須將1段級(jí)別設(shè)為1，它就帶編號(hào)；2段不要編號(hào)了是吧？好，按回車再按“Tab”將下一段的級(jí)別降為2，怎么樣，沒(méi)有編號(hào)了吧！現(xiàn)在將2段內(nèi)容輸入；按回車輸入3段時(shí)先按“Shift+Tab”將該段級(jí)別升一級(jí)為1，編號(hào)又出現(xiàn)了。升有降無(wú)（編號(hào)），你試試，是不是非常方便！
四、設(shè)置編號(hào)格式
1、影響美觀和規(guī)范的“間距”：相信有許多朋友對(duì)word中編號(hào)和正文過(guò)大的相隔距離惱火不已，因?yàn)椴恢绾握{(diào)整間距而放棄“編號(hào)”。如果打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框并設(shè)置“制表符”在文檔中顯示出來(lái)的話，仔細(xì)觀察水平標(biāo)尺和文檔中編號(hào)后的控制符號(hào)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)使用編號(hào)后在左縮進(jìn)標(biāo)記附近會(huì)出現(xiàn)一個(gè)制表符（編號(hào)后也有）。問(wèn)題的癥結(jié)就在此：在word中編號(hào)時(shí)，會(huì)在編號(hào)和段落的第一個(gè)字符間插入一個(gè)不可編輯字符，默認(rèn)用制表符將編號(hào)和正文隔開(kāi)，并用制表位對(duì)齊正文。明白了這個(gè)道理，問(wèn)題就迎刃而解了：選定要改變間距的編號(hào)列表，按住Alt向左拖動(dòng)（以能看到編號(hào)后的制表符為準(zhǔn)）標(biāo)尺上的制表位，即可縮小編號(hào)和正文間的距離，反之向右拖則增大間距。還有一種更絕的方法：利用多級(jí)符號(hào)來(lái)插入編號(hào)，可改變作為默認(rèn)間距的字符。方法為：?jiǎn)螕糁鞑藛沃?ldquo;格式”→“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，打開(kāi)對(duì)話框后再單擊“多級(jí)符號(hào)”，選中一種合適樣式后單擊“自定義”，在“自定義多級(jí)符號(hào)列表”對(duì)話框中單擊“高級(jí)”，然后將“編號(hào)之后”的內(nèi)容（默認(rèn)為制表符）改為“不特別標(biāo)注”，再依次確定關(guān)閉對(duì)話框，則編號(hào)和正文緊連著不插入任何分隔符號(hào)；若改為“間距”同樣可將間距改為很小而無(wú)需通過(guò)移動(dòng)制表位來(lái)縮小間距。雖然是多級(jí)符號(hào)，但作一級(jí)編號(hào)來(lái)用也順順溜溜。
2、多種多樣的編號(hào)格式：在word中只提供了13種編號(hào)樣式。但如果你善于修改的話，可以“自定義”出不計(jì)其數(shù)的樣式。方法為：打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框后選中一種編號(hào)樣式，然后單擊“自定義”按鈕，此時(shí)會(huì)打開(kāi)“自定義編號(hào)列表”對(duì)話框，在“編號(hào)樣式”的下拉列表框中選中一種樣式后，可以在“編號(hào)格式”下的文本框中的編號(hào)前后輸入其他字符，從而構(gòu)成各種格式的編號(hào)。如添加括號(hào)編號(hào)列表變成(1)、(2)、(3)……；添加“－”變成－Ａ、－Ｂ、－Ｃ……；添加“第、章”兩字變成第1章、第2章、第3章……正是“天高任鳥(niǎo)飛，海闊憑魚躍”。
3、豐富多彩的編號(hào)字體：?jiǎn)螕?ldquo;自定義編號(hào)列表”對(duì)話框中的“字體…”，即可為編號(hào)指定字體、字形、字號(hào)、顏色、字符間距及陰影等其他效果。
4、不可輕視的編號(hào)、正文位置：如果編號(hào)、正文的排版位置不合意，可在“自定義編號(hào)列表”對(duì)話框中修改。其中“編號(hào)位置”框架內(nèi)的“對(duì)齊位置”即相當(dāng)于“首行縮進(jìn)”，“文字位置”框架內(nèi)的“縮進(jìn)位置”相當(dāng)于“左縮進(jìn)”，理解了這兩項(xiàng)的含義，該設(shè)置為多少相信無(wú)需多言了（其實(shí)，這些值你也可以直接用標(biāo)尺上的“左縮進(jìn)”“首行縮時(shí)”修改）。如果是“多級(jí)符號(hào)”，則應(yīng)逐項(xiàng)為每一級(jí)設(shè)置編號(hào)對(duì)齊位置和正文縮進(jìn)位置直至符合實(shí)際需要。
五、指定快捷鍵：加快操作的有效方法
為“編號(hào)”指定快捷鍵：同時(shí)按下“Ctrl+Alt+數(shù)字鍵盤中‘+’”，鼠標(biāo)指針變成花朵形后單擊常用工具欄上的“編號(hào)”按鈕，然后將光標(biāo)移入“自定義鍵盤”對(duì)話框中的“請(qǐng)按新快捷鍵”內(nèi)按下你想用的組合鍵，如“Ctrl+8”（快速編號(hào)或取消編號(hào)），再單擊“指定”、“關(guān)閉”即可。同樣為“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”定義一個(gè)快捷鍵，如“Ctrl+9"（打開(kāi)詳細(xì)設(shè)置框）。定義快捷鍵后，要應(yīng)用或取消（中斷）編號(hào)，或者設(shè)置編號(hào)樣式時(shí)，就可以直接用鍵盤操作，省時(shí)省力。
六、復(fù)制含編號(hào)的文本：注意幫倒忙
如果將包含編號(hào)的文本內(nèi)容復(fù)制到新位置，新位置文本的編號(hào)會(huì)改變，通常會(huì)接著前面的列表繼續(xù)編號(hào)。如果要和復(fù)制前的格式完全相同，需打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，選擇“重新開(kāi)始編號(hào)”，這一點(diǎn)往往會(huì)被人忽略。
七、將編號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字
編號(hào)具有方便快速的特點(diǎn)，但在復(fù)制、改變編號(hào)樣式等一些操作中不方便，此時(shí)可將編號(hào)轉(zhuǎn)換為真正的文字編號(hào)。選中帶編號(hào)的段落，按“Ctrl+C”，再選擇菜單“編輯”→“選擇性粘貼”，按“無(wú)格式文本”粘貼到新位置，編號(hào)就轉(zhuǎn)換為正文了，現(xiàn)在你愛(ài)怎么改隨便你了。
八、“多級(jí)符號(hào)”中的重磅炸彈：Tab、Shift+Tab
多級(jí)符號(hào)在進(jìn)行如試卷排版中非常有用，輸完某一級(jí)中一個(gè)編號(hào)（如1、2、3……）后的正文內(nèi)容，按回車鍵即自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)編號(hào)，再按“Tab”鍵即可改為下一級(jí)編號(hào)樣式（如A、B、C……），要返回到上一級(jí)繼續(xù)編號(hào)，按“Shift+Tab”即可。靈活運(yùn)用這兩項(xiàng)，同樣能少費(fèi)力氣多辦事。
九、一點(diǎn)建議
如果你想全權(quán)控制“編號(hào)”，不愿受“自動(dòng)更正”干擾或擺布，請(qǐng)?jiān)?ldquo;自動(dòng)更正”中關(guān)閉“自動(dòng)編號(hào)列表”。如果你在“編號(hào)”時(shí)誤操作，導(dǎo)致“編號(hào)”亂套，不妨多試試“Ctrl+Z”，它能為你省不少力。關(guān)于“項(xiàng)目符號(hào)”的操作方法，大多相同，不再贅述。