成為采購人，第一步就是要學(xué)習(xí)采購流程及管理制度。

 

　　采購人必知的8大采購管理制度中，采購流程管理、供應(yīng)商管理、合同管理、人員管理尤為重要�，F(xiàn)整理了這幾個管理制度的要點和作用，小本本拿好，學(xué)習(xí)起來！

 

1、采購流程管理制度

 

　　一個相對成熟的企業(yè)，大都有一個完整的采購流程管理制度，對采購業(yè)務(wù)進行規(guī)范化管理，要求采購人員按照正規(guī)的程序開展業(yè)務(wù)。根據(jù)趨同性，大致分以下幾個環(huán)節(jié)：

 

　　①提出采購申請：生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等需求部門將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的采購需求提交到采購部，采購部將需求物資匯總，再分配到負責相應(yīng)品類的采購進行落地實施。

 

　�、谥贫ú少徲媱潱瑢嵤┦袌稣{(diào)查：采購部收到申請以后，要制定具體的采購工作計劃。對市場上的同類產(chǎn)品進行價格對比，然后向供應(yīng)商詢價、（現(xiàn)場）考察，或者進行采購招標。

 

　�、蹐髢r審批：獲得報價以后，要上報相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)審批，如果審批未通過，就要重新進行市場調(diào)查。

 

　�、艽_定供應(yīng)商：報價審批通過后，供應(yīng)商基本確定。

 

　�、莺炗啿少徍贤�：和供應(yīng)商反復(fù)進行磋商談判，標的物、價格、質(zhì)量、數(shù)量、到貨、服務(wù)及風險賠償?shù)雀鞣N限制條件，最后將這些條件以合同形式明確規(guī)定下來。

 

　�、藿回浄绞剑汗�應(yīng)商按合同要求及時交貨。采購負責監(jiān)督交貨過程，確保按時到貨。

 

　　⑦到貨：貨品的驗收和入庫，包括數(shù)量和質(zhì)量的檢。

 

　�、喔犊睿菏盏截浳餀z驗合格以后就可以給供應(yīng)商付款。

 

2、供應(yīng)商管理制度

 

　　制定供應(yīng)商管理制度，應(yīng)該從以下方面去控制把握：

 

　�、僭跀M定制度之前，要進行供應(yīng)商前期評估和篩選工作。

 

　　從評估內(nèi)容來看：一是要評估供應(yīng)商的能力，包括生產(chǎn)、技術(shù)、財務(wù)、服務(wù)等方面的資質(zhì)和水平以及供應(yīng)商的性價比。二是要評估供應(yīng)商的積極性，主要指供應(yīng)商對詢盤的反應(yīng)速度，對特殊要求的態(tài)度以及發(fā)貨的及時性。

 

　　從評估部門來看，或者由采購部組織派遣相關(guān)人員對供應(yīng)商進行評估，或者聘請專門評估機構(gòu)實施專業(yè)評估。

 

　�、诠�應(yīng)商管理制度的擬定有兩個重要方面。

 

　　第一，要擬定考核內(nèi)容。

第二，要遵照審批程序開展工作。

考核內(nèi)容包括：

 

　　A.質(zhì)量水平

 

　　涉及供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、優(yōu)良品率、質(zhì)量保證體系以及質(zhì)量問題處理能力等等。

 

　　B.技術(shù)能力

 

　　供應(yīng)商的工藝先進程度、后期研發(fā)能力、技術(shù)問題處理能力等。

 

　　C.交貨能力

 

　　包括交貨及時性、交貨的數(shù)量、增減訂單應(yīng)對能力等

 

　　D.價格水平

 

　　指供應(yīng)商的價格優(yōu)惠程度、消化漲價的能力以及成本下降空間等。

 

　　E.服務(wù)水平

 

　　包括供應(yīng)商的服務(wù)態(tài)度、配合售后服務(wù)能力等。

 

　　在篩選供應(yīng)商或?qū)�供�?yīng)商進行評級的時候，要根據(jù)上述內(nèi)容形成一個指標體系，并給出各指標的權(quán)重，作為對供應(yīng)商打分的標準。

 

　　很多企業(yè)每年都會對庫里的供應(yīng)商評審至少一次，淘汰價格高、服務(wù)差的供應(yīng)商，評出合格供應(yīng)商，并更新合格供應(yīng)商名錄。

 

3、采購合同管理制度

 

　　采購部和法務(wù)部是采購合同的對口部門，采購部要協(xié)同法務(wù)部負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改、控制等管理事項。主要有以下幾個方面：

 

　　采購合同編寫：根據(jù)與選定的合格供應(yīng)商之間的談判，包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、價格、供貨方式、貨款支付等方面敲定的內(nèi)容擬定合同草案，報送法務(wù)部審核后，報送主管領(lǐng)導(dǎo)審批；根據(jù)反饋意見對采購合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同；

 

　　采購合同的內(nèi)容、簽訂、修改與終止、糾紛

 

　　采購合同的執(zhí)行與控制：在一切采購行為按照合同約束下執(zhí)行外，還要建立合同履約的管理臺賬，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

 

　　合同管理：由采購部或法務(wù)部統(tǒng)一管理。合同簽訂人員和保管人員應(yīng)遵守合同的管理紀律，如有泄露合同內(nèi)容、私自更改合同內(nèi)容、丟失合同、簽訂和保管過程中損害公司利益的行為，須視情節(jié)輕重對相關(guān)人員進行處理。

 

4、采購人員管理制度

 

　　每個采購人都有不能碰的“紅線”，要求采購過程中要嚴格遵守工作紀律，不得接受供應(yīng)商的回扣、紅包、禮物，以其采購行為，預(yù)防和制止采購活動中的違法違規(guī)行為及其他過錯行為。

 

　　制定采購人員管理制度的目的就是要維護企業(yè)的利益。很多大廠還在采購人員管理中增設(shè)獨立的內(nèi)控反腐部門以及相關(guān)制度規(guī)范，如陽光騰訊、阿里錦衣衛(wèi)、滴滴清風、廉潔京東、美團重案六組、小米合規(guī)風向標等，以此加強對采購人員行為管理。

 

　　采購管理的每個制度，都是采購人員的行為準則和約束規(guī)范，是加強企業(yè)采購規(guī)范化管理，提升采購效率的有力保障。