明確記錄的設置,記錄的充分性和必要性,記錄作為基礎性和依據性的數據，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和結果。為此，食品企業(yè)既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，選擇那些必要的原始數據作為記錄。

　　記錄的規(guī)范化和標準化,記錄應做到規(guī)范化和標準化,清理廢除多余的,修改不適用的,沿用有價值的,增補必需的。
　　記錄的填寫要求和注意事項

　　記錄用筆要求,記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，這些筆能夠確保記錄不易褪色，不應用紅筆或鉛筆。另外，盡量選用不帶筆帽的記錄筆，以避免筆帽脫落或丟失而在生產中引入物理雜質。

　　記錄的原始性和真實準確性,記錄要保持現場運作，如實、真實、準確地記載質量信息，才能為有效地運行企業(yè)的質量管理體系并實現持續(xù)改進提供可靠的依據，因此，企業(yè)要教育QC、QA填寫記錄應實事求是、嚴肅認真，記錄不可以重新抄寫和復印，更不可加以修飾和裝點。

　　記錄的清晰準確,記錄的語言和用字都要規(guī)范，不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。既減少記錄人員的工作量，又能表達明確的意思，讓審核者或檢查人員一目了然。

　　筆誤的處理,記錄填寫出現筆誤是不可避免的，但不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是：在筆誤的文字或數據上，畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。

　　空白欄目的填寫,有些記錄在運作的情況下無內容可填，此時空白欄目的填寫方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經關注到這一欄目，只是無內容可填，就以一橫線代之;如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用一斜線代之，但不可以用省略號或波浪線。

　　簽名要求,記錄中會包含各種類型的簽名，有現場操作后的簽名，有認可、審定、批準等簽名，這些簽名都是權限和相互關系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分。企業(yè)應將簽名加以備案，并規(guī)定簽名權限。如簽名有省略或以其他語言文字代替，則應在備案中加以特殊說明。

　　記錄的管理和控制

　　記錄的標識 應具有惟一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號等。

　　記錄的儲存和保管 記錄應當按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式方便檢索和取用，保管環(huán)境要適宜可靠。同時針對不同要求確定各類記錄的保存期限。

　　記錄的檢索 一項質量活動往往涉及多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目。編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。最好將記錄的查閱納入計算機管理。

　　記錄的處置 超過規(guī)定保存期限的記錄，應統(tǒng)一進行處理，銷毀時應有企業(yè)文件記錄管理的相關部門簽發(fā)銷毀許可并有現場銷毀記錄。