規(guī)則一：讓受審核方成為審核組的成員

 

讓受審核方感覺自己就是審核組的成員要避免這樣的開場白，“不要擔(dān)心，我們不是來這里審核你們，而是審核你們的體系的�！�

 

而應(yīng)該說：“我們要對××過程進(jìn)行一次評估，爭取識別過程的不足之處或者改進(jìn)的機(jī)會。為此，我們需要你們的幫助。希望你們帶我們走一遍整個過程，并解釋它是如何運(yùn)行的。我們可能需要你們回答一些問題或出示一些相關(guān)的記錄。如果有什么不足之處或者你們認(rèn)為會有讓過程變得更好的改進(jìn)措施，我們也愿意聽聽。如果你有什么問題，請隨時提出來�？梢詥�？”

 

這樣的開場白聽起來更真誠，真正反映出受審核方的角色，還讓受審核方成為審核組的成員，事實(shí)上也應(yīng)該如此。

 

這條規(guī)則的運(yùn)用，應(yīng)該讓受審核方不但愿意接受審核，而且還樂意積極協(xié)助審核。

 

規(guī)則二：漏斗法面談策略

 

審核員在與受審核方面談中，可以問三大類問題：開放式、封閉式和澄清性的問題。

 

評估開始時，先問一些泛泛的開放式問題，審核員從開放式問題中得到的信息比封閉式問題多得多，然后采用澄清性的問題來彌補(bǔ)遺漏。封閉式問題需要回答是或否，或者明確對或錯。所以受審核方在回答封閉式問題時面臨的“折戟沉沙”的機(jī)會更大。

 

通過運(yùn)用這種方式，開放式、封閉式和澄清性的問題，就構(gòu)成了我們所謂的漏斗法面談策略。采用漏斗法能夠提高審核效率，在最短的時間內(nèi)獲得最多的信息，而且也讓受審核方感到更安全，在與審核員面談過程中逐漸放松，積極配合。

規(guī)則三：做一個積極的傾聽者

 

積極傾聽的重要性不能過分夸大。人們常常提到的一條經(jīng)驗(yàn)是，審核員在審核過程中應(yīng)該只花10%的時間來說話，而用90％的時間去傾聽。

 

根據(jù)相關(guān)研究獲得的令人擔(dān)憂的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，所有談話交流中有近70%都被誤解了。雖然在這些錯誤的溝通中，大部分對日常交往不會產(chǎn)生重大的影響，但是審核中的錯誤傳達(dá)就會對受審核方和審核員雙方的信譽(yù)造成破壞性的影響。簡而言之，審核員必須做一名積極的傾聽者。

規(guī)則四：永遠(yuǎn)不要讓受審核方挑選抽樣

 

許多審核員會讓采購經(jīng)理列舉提供不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商的例子。這樣一來，受審核方就可以自己選擇抽樣，而這樣就永遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)不了問題。

 

可取的辦法是，在審核采購部門之前先審核收貨部門，通過收貨部門的記錄發(fā)現(xiàn)幾個進(jìn)貨產(chǎn)品問題的例子。如果審核員想在與采購經(jīng)理的面談中實(shí)現(xiàn)這一要求，可以明確要求采購經(jīng)理出示這次訪問收貨部門發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商問題的檔案記錄。

 

審核員應(yīng)該檢查其檢查單上的每一個問題，然后自問，“我將如何驗(yàn)證受審核方的回答？我是否知道需要什么，以及如何選擇抽樣？”如果答案不確定，審核員應(yīng)該制定驗(yàn)證策略，并將其納入檢查單。

規(guī)則五：永遠(yuǎn)要通過現(xiàn)有的美元價(jià)值來識別審核發(fā)現(xiàn)的真正作用

 

優(yōu)秀審核員與普通審核員的不同之處在于，前者能夠?qū)�審核發(fā)現(xiàn)與真正的結(jié)果聯(lián)系起來。他們能夠?qū)�審核發(fā)現(xiàn)從技術(shù)違規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛绊懡M織的問題，他們能夠引起管理層的注意，并獲得管理層的支持。

 

審核員應(yīng)該總是努力確定不足之處是否對組織產(chǎn)生影響，如果是，其程度如何。

規(guī)則六：永遠(yuǎn)要與受審核方確認(rèn)你的審核發(fā)現(xiàn)

 

在離開之前，審核員永遠(yuǎn)應(yīng)該將審核發(fā)現(xiàn)告知受審核方。這一點(diǎn)在你認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合時尤其重要。

 

告知審核發(fā)現(xiàn)，可以避免因溝通不暢導(dǎo)致的無效發(fā)現(xiàn)。記住，所有交流內(nèi)容中有70%存在誤解。訓(xùn)練有素的審核員如果積極傾聽，能夠大大減少誤解的概率。但事實(shí)上，有時我們恰恰不理解對方要表達(dá)的意思，或者對方不理解我們。有時候，我們認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合，但事實(shí)上并沒有發(fā)現(xiàn)。

 

在結(jié)束審核之前或者在發(fā)現(xiàn)問題時，要當(dāng)場與受審核方溝通，這樣做可以讓受審核方有機(jī)會糾正可能導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)無效的任何誤解，也保護(hù)了你作為審核員的利益。

規(guī)則七：不要舍本逐末

 

不要記錄沒有用的內(nèi)容。什么是沒有用的內(nèi)容？這里說的沒有用的內(nèi)容是指行政性質(zhì)的，對管理體系的績效沒有任何實(shí)際影響的審核發(fā)現(xiàn)。這樣的例子包括明顯的筆誤、在沒有要求或不必要的情況下在空白處沒有標(biāo)記“不適用”，以及明顯可以輕易糾正的行政監(jiān)督的疏漏。因?yàn)檫@些細(xì)枝末節(jié)有時違反了相關(guān)要求，審核員如何避免將其寫入報(bào)告呢？簡單的回答就是，不要舍本逐末。

 

關(guān)注重要的要求、問題和績效，不要專注于或者有意去尋找意義不大的小問題。

規(guī)則八：在報(bào)告中提供充分的背景信息

 

審核員必須始終牢記他們在為誰寫不符合報(bào)告。既不是為審核項(xiàng)目經(jīng)理，也不是為其他審核員，而是為了受審核方的管理者或被審核過程的負(fù)責(zé)人，為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過程負(fù)責(zé)人。

 

管理者或過程負(fù)責(zé)人在審核員發(fā)現(xiàn)問題的時候可能不在場，這就意味著審核報(bào)告必須要清晰，并且能夠直接追溯到違反的要求。對問題的描述不能留下疑點(diǎn)，必須指出有什么問題以及為什么認(rèn)為是違反了要求。

規(guī)則九：具體指出優(yōu)勢所在

 

審核員難道不應(yīng)該在受審核方的出色表現(xiàn)方面給予肯定嗎？答案是肯定的。審核員應(yīng)該指出并肯定受審核方的出色表現(xiàn)，尤其是當(dāng)這種出色的表現(xiàn)代表著真正的最佳實(shí)踐時。但是，這樣做的規(guī)則是一定要有針對性。在給予表揚(yáng)時，關(guān)鍵在于指出值得表揚(yáng)的具體做法。

 

審核員很少有足夠的時間全面深入地評估整個體系或過程，也無法能夠肯定地說整個審核對象確實(shí)很好。

 

相反，要具體指出你所發(fā)現(xiàn)的出色方面。這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位，或向文件用戶告知文件變更時所采用的方法�？傊�，不要泛泛而談。

 

規(guī)則十：審核員的就餐問題

 

除了審核員需要解決吃飯問題外，還有其他一些問題也與午餐有關(guān)，需要妥善解決，尤其是在進(jìn)行場外審核的時候。這些問題中，最重要的問題是外出吃午餐還是叫外賣餐。

 

受審核方往往會邀請審核員外出吃午餐。審核組長要權(quán)衡接受邀請與完成審核之間的輕重。大多數(shù)審核員吃工作午餐，吃飯時討論審核進(jìn)展、需要深入審核的內(nèi)容以及如何調(diào)整下午的進(jìn)度等問題。許多審核員還利用午餐的時間寫審核記錄。如果審核組外出就餐，這些工作都無法完成。

 

此外，外出就餐一個小時內(nèi)難以返回。因?yàn)檫@些原因，大多數(shù)審核員傾向于叫外賣餐。當(dāng)然，對于內(nèi)部審核而言，這個問題就沒有意義了，審核員可以自行決定。

結(jié)果：

 

遵循這十條簡單規(guī)則或者說指南，將有助你更有效更高效地進(jìn)行審核，同時還有助于向所有參與人員樹立更積極的形象。