廣義的現(xiàn)場是指組織所涉及的活動(dòng)場所、認(rèn)證產(chǎn)品范圍，即組織的會(huì)議室、車間、各部門的辦公室以及組織認(rèn)證產(chǎn)品范圍的過程等活動(dòng)場所，均屬于組織的現(xiàn)場。審核組到達(dá)組織后，通常進(jìn)入會(huì)議室召開見面會(huì)，會(huì)議結(jié)束，有些審核組的審核員就留在會(huì)議室或分散到相關(guān)部門或部門辦公室進(jìn)行審核，雖然審核員到達(dá)了組織的現(xiàn)場，但只是現(xiàn)場辦公室審核。究其原因，一是審核員攜帶筆記本電腦行動(dòng)不便，二是辦公室存放的客觀證據(jù)便于收集，這種審核稱之為“現(xiàn)場辦公室審核”。

 

    現(xiàn)場審核是按照標(biāo)準(zhǔn)條款的要求對涉及的全部活動(dòng)的所有相關(guān)場所、過程和工序，以及涉及的人、機(jī)、料、法、環(huán)、檢各有關(guān)活動(dòng)過程進(jìn)行的審核。這應(yīng)該是行進(jìn)中的審核，如對某組織的噴油工藝的審核，涉及對噴漆儲(chǔ)存（庫房）、調(diào)油工藝（調(diào)油房）、噴漆流程（工人工位）、廢油水、廢氣排放處理系統(tǒng)（水處理池、廢氣處理房）、廢水、廢氣排放（排放口）等運(yùn)行過程的活動(dòng)場所的審核，就必須要按工藝流程的順序進(jìn)行審核，審核員的審核是動(dòng)態(tài)的，以便掌握噴油工藝全過程的運(yùn)行控制和管理情況，在辦公室收集資料的現(xiàn)場審核達(dá)不到所要審核的深度要求。

 

    近年來，由于科技進(jìn)步，筆記本電腦作為審核員現(xiàn)場審核記錄的工具，大大地方便了審核員較快地完成現(xiàn)場審核記錄，但有些審核現(xiàn)場也給審核員攜帶筆記本電腦帶來了很多不便，如上文所述，行進(jìn)中對動(dòng)態(tài)的噴油工藝流程、各工序作業(yè)等過程的管理與控制狀況進(jìn)行審核記錄是不現(xiàn)實(shí)的。另外，使用筆記本電腦進(jìn)行審核記錄也助長了“現(xiàn)場辦公室審核”的情況，使得許多審核員懶于深入現(xiàn)場實(shí)際去掌握第一手審核資料，因而也就不能給組織帶來增值審核，審核機(jī)構(gòu)的威信與作用受到削弱。

 

    對于審核員在現(xiàn)場審核中采用手工記錄的方法，優(yōu)點(diǎn)是可以在行進(jìn)中審核，但是由于手工慢、費(fèi)力，加之有時(shí)由于組織的規(guī)模、審核類型、產(chǎn)品等因素的影響導(dǎo)致審核記錄量增加，在時(shí)間短、任務(wù)多的情況下，審核員來不及對組織體系過程、特別是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵過程環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真審核，而把大部分時(shí)間花在翻閱文件、抄寫記錄文件或收集客觀證據(jù)的手工記錄上，對審核員來說，為完成審核要求而記錄，雖然十分忙碌和勞累，但不能保證充足的時(shí)間很好地與組織進(jìn)行交流、溝通和提供增值服務(wù)。

 

    為防止現(xiàn)場審核演變?yōu)?ldquo;現(xiàn)場辦公室審核”，同時(shí)減輕審核員負(fù)擔(dān)，從記錄中解放出來，筆者建議：一是采用統(tǒng)一的審核檢查表，以打“√”“×”為主，以補(bǔ)充必要的少量文字描述為輔的記錄格式，在此基礎(chǔ)上不斷完善審核記錄。二是認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)不同產(chǎn)品、類型以及組織的規(guī)模分別制定統(tǒng)一的審核檢查表和列出檢查要求和收集組織客觀證據(jù)的內(nèi)容，前部分為統(tǒng)一（分不同產(chǎn)品、類型以及規(guī)模的統(tǒng)一格式）的檢查表，后部分為留空的手工補(bǔ)充記錄。

 

    綜上所述，由于使用筆記本電腦或手工作為審核記錄的手段都存在不利的因素，改變現(xiàn)場審核記錄的方法，給審核員留出充分時(shí)間仔細(xì)審核關(guān)鍵環(huán)節(jié)和并與組織溝通，把主要時(shí)間花在審核而不是記錄上，有利于審核增值和樹立認(rèn)證機(jī)構(gòu)的威信，使雙方在認(rèn)證審核中都能受益。