一般采購或公司法務(wù)人員作為合同制訂、審查、管理的負(fù)責(zé)人,需要對(duì)合同里面的條款內(nèi)容較為了解,如果不是專業(yè)采購人員根本就不知道要簽訂的合同的標(biāo)準(zhǔn)是什么模樣,不可能在合同里寫出各式設(shè)備的質(zhì)量要求或驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),所以采購合同的采購部門要與法律顧問密切配合共同擔(dān)當(dāng)起抵制采購合同風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任。合同是明確供需雙方權(quán)利和義務(wù),維護(hù)雙方合法權(quán)益的重要手段。
采購合同的常見問題
一、合同主體
問題:合同主體不明確,導(dǎo)致合同當(dāng)事人在尋求法律保護(hù)時(shí),被法院駁回。
解析:合同主體必須是具有獨(dú)立民事權(quán)利能力和民事行為能力的公民、法人和其他組織。合同應(yīng)由法定代表人或其委托代理人親筆簽字或蓋章,并加蓋公章;公章不得用業(yè)務(wù)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)專用章代替;戶名應(yīng)用全稱,且與公章名稱一致。
二、價(jià)格約定
問題:對(duì)貨物價(jià)格約定不明確,在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)頻繁的情況下,容易引起糾紛。
解析:市場(chǎng)價(jià)格呈上漲趨勢(shì)時(shí),合同應(yīng)注明:“供方嚴(yán)格按合同約定價(jià)格供貨,不隨市場(chǎng)變化而調(diào)整。供方不得以任何理由推遲供貨,否則,將承擔(dān)違約責(zé)任和需方由此而產(chǎn)生的損失”。
在價(jià)格變化趨勢(shì)不明顯時(shí),合同中可注明:“供方按合同約定價(jià)格供貨,如遇特殊情況需做調(diào)整,必須經(jīng)需方書面確認(rèn)同意。供方不得以任何理由推遲供貨,否則,將承擔(dān)違約責(zé)任和需方由此產(chǎn)生的損失”。
貨物所對(duì)應(yīng)的計(jì)量單位應(yīng)準(zhǔn)確,合同金額應(yīng)明確是否含稅金和運(yùn)費(fèi)等、運(yùn)費(fèi)及卸車費(fèi)用的承擔(dān)方、運(yùn)輸過程和運(yùn)輸方式的責(zé)任方。
三、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
問題:質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)欄中填寫“按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”。實(shí)際上很多材料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)使用范圍來進(jìn)行規(guī)定的。例如,無縫鋼管的標(biāo)準(zhǔn)有四種,《結(jié)構(gòu)用無縫鋼管》、《輸送流體用無縫鋼管》、《低中壓鍋爐用無縫鋼管》、《高壓鍋爐用無縫鋼管》,如果沒有約定明確,供貨商可能以低標(biāo)準(zhǔn)供貨。
解析:合同中應(yīng)明確物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。由于標(biāo)準(zhǔn)更新較快,合同中還應(yīng)注明 “質(zhì)量驗(yàn)收不限于以上標(biāo)準(zhǔn),其中未包括的內(nèi)容,執(zhí)行現(xiàn)行的適用于該物資的國家和行業(yè)最高標(biāo)準(zhǔn)。”
四、貨物驗(yàn)收
問題:合同中不注明貨物的材質(zhì)和生產(chǎn)廠家,供方可能以次充好。
解析:貨物驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)明確。貨物的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、材質(zhì)、生產(chǎn)廠家、單位及總價(jià)格在合同中應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)。對(duì)技術(shù)性能參數(shù)較多、較廣的貨物,應(yīng)另外簽訂技術(shù)協(xié)議作為本合同附件,避免型號(hào)不詳或材質(zhì)不清等因素造成發(fā)錯(cuò)、用錯(cuò)材料,影響工程進(jìn)展和工程質(zhì)量。
五、交貨日期
問題:“合同生效后一個(gè)月交貨”,這種約定比較模糊,交貨日期缺乏限制性,存在因材料供應(yīng)不及時(shí)而影響進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)。
解析:對(duì)交貨日期作出明確約定。如需方有特殊要求,則應(yīng)在合同中注明“按需方電話或書面通知交貨”,供方不按時(shí)按量供貨時(shí),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任。
六、結(jié)算方式及期限
問題:提貨前全額付款。這樣的條款增加了需方風(fēng)險(xiǎn),降低了對(duì)供方產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)及違約責(zé)任的約束,不易維權(quán)。
解析:預(yù)付款的支付比例,一般應(yīng)控制在30%之內(nèi)。雙方確定預(yù)付款、進(jìn)度款、提貨款、驗(yàn)收合格款和質(zhì)保金的支付條件和比例后,還應(yīng)明確貨款支付方式(如轉(zhuǎn)帳、承兌匯票、現(xiàn)金、支票等)。
付款時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎:如帳號(hào)、戶名等與合同上的信息不相符時(shí),應(yīng)要求供方出具相關(guān)證明,經(jīng)確認(rèn)無誤后,再辦理付款手續(xù)。供方提供發(fā)票的時(shí)間、開具的發(fā)票種類(如普通稅務(wù)發(fā)票和增值稅專用發(fā)票)均應(yīng)在合同中明確約定,每次分期付款前,應(yīng)要求供方開具與收款額度相等的單位財(cái)務(wù)專用收據(jù),不得用白紙條代替。
七、爭(zhēng)議解決
問題:有些合同對(duì)爭(zhēng)議的解決只是“雙方友好協(xié)商解決”,而當(dāng)雙方真正發(fā)生糾紛時(shí),往往因?yàn)榻鉀Q方式和地點(diǎn)的爭(zhēng)議而變得難以協(xié)商。
解析:
①明確合同簽訂的時(shí)間和地點(diǎn)。
②提出異議的期限:對(duì)外觀驗(yàn)收,可約定到貨后幾天內(nèi)提出異議;對(duì)需安裝調(diào)試的設(shè)備,則要約定試運(yùn)轉(zhuǎn)正常、整體驗(yàn)收合格后幾天內(nèi)提出異議。
、劢鉀Q爭(zhēng)議的辦法有和解、調(diào)解、仲裁和訴訟4種方式,但是,仲裁和訴訟是采取或裁或訟的原則。合同中應(yīng)盡量約定糾紛解決地為我方所在地的人民法院或者仲裁委員會(huì),這樣便于我方處理法律事務(wù),降低維權(quán)成本。
八、合同生效與失效期限
問題:一份合同同時(shí)約定了合同生效或失效的多項(xiàng)條件,無法確定合同的真正有效期限。
解析:合同生效有以下幾種約定:
①雙方簽字蓋章后合同生效。
②預(yù)付款付出之日起合同生效。
③合同自簽訂之日起開始生效。
④合同有效期:****年*月*日起至****年*月*日止(此期限必須大于工程承包合同中的質(zhì)保期限)。
合同失效有以下幾種約定:
①貨、款兩清后合同失效,但不免除供方的質(zhì)保期責(zé)任。
②在特殊情況下,合同無法繼續(xù)履約時(shí),經(jīng)雙方協(xié)商,書面簽字蓋章確認(rèn)后,合同失效。
③當(dāng)一方拒不履約或毀約,也不積極協(xié)商解決問題,給另一方造成重大損失時(shí),守約方可書面通知違約方,提出終止合同的要求。此時(shí),守約方可以不繼續(xù)履約,且不必承擔(dān)此期間的責(zé)任,但違約方并不能消除其違約責(zé)任。
、芎贤行冢****年*月*日起至****年*月*日止)滿后。
九、其他注意事項(xiàng)
1、在簽訂合同前,必須對(duì)供方的資質(zhì)進(jìn)行評(píng)審:供方是否具有所供貨物的資質(zhì);供貨范圍是否在其營業(yè)許可范圍內(nèi);代理人是否持有法人授權(quán)委托書;提供的評(píng)審資料是否在有效期內(nèi);所簽合同金額是否低于其注冊(cè)資本等。若采購特種設(shè)備等特殊物資,供方還必須提供相應(yīng)的專業(yè)生產(chǎn)資格許可證。
2、采購合同必須經(jīng)會(huì)簽后才能正式蓋章簽訂。大宗材料采購必須實(shí)行招標(biāo),對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分調(diào)查,選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。
3、物資管理人員應(yīng)了解材料的性能、規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等,熟悉《合同法》、《民事訴訟法》、《仲裁法》等相關(guān)法律法規(guī)條款。